Tra gli addetti ai lavori del settore musicale si sente spesso parlare dell’Ufficio Stampa. 

Ma ti sei mai chiest* cosa fa veramente questa figura e quali sono i suoi reali compiti?

Molte volte, quando qualcuno mi contatta su Instagram o su Facebook perché legge nella mia descrizione che mi occupo di ufficio stampa musicale, gli scenari sono due:

 

1)  c’è chi mi dice “Ehi ciao, ho visto che fai ufficio stampa. Se ti mando del materiale lo pubblichi”? 

 

2) chi mi chiedere direttamente – “Ma in cosa consiste il tuo lavoro di preciso? Cosa fai?” -.

 

Proprio in virtù di questi due tipi di domande, ho pensato di scrivere questo articolo. Perché sempre più spesso mi rendo conto che gli artisti, e non solo, non conosco bene quello di cui un ufficio stampa si occupa.

 

Cercherò quindi qui di spiegarlo nel modo più semplice e chiaro possibile. 

 

Sono una giornalista pubblicista e faccio questo lavoro dal 2013, quando ho iniziato a lavorare a Milano per un dei più importanti uffici stampa musicali italiani. In seguito ho scelto di proseguire il mio percorso come freelance e ho curato e curo la comunicazione di artisti emergenti e festival di tutta Italia. 

 

Ma torniamo a noi.

 

L’ufficio stampa è l’organo preposto alla gestione dei rapporti con i media e la sua rientra tra le attività delle public relation.

È l’ufficio stampa che si occupa di diffondere le notizie ai media, quindi agli organi di stampa. 

 

In poche parole, l’ufficio stampa prende una notizia, la confeziona in modo tale che sia “notiziabile”, ovvero interessante e quindi pubblicabile dai vari giornali, e la diffonde tramite i propri canali a tutte le testate di interesse. 

 

Come avviene tutto questo, Roberta?

 

Il percorso che porta una notizia ad essere pubblicata è lungo. 

 

Facciamo un esempio. 

L’artista Marco deve lanciare il suo nuovo disco dal titolo “Il mio nuovo disco”.

L’ufficio stampa, almeno un mese prima della data di release, dovrà ricevere da Marco tutte le informazioni che riguardano il suo progetto.

 

Tutti questi elementi serviranno a comporre il comunicato stampa, che è un po’ il bigliettino da visita dell’artista con i media, e il presskit, ovvero la cartella stampa. Il comunicato stampa dovrà essere scritto in maniera tale da essere chiaro, da andare dritto al sodo, perché i giornalisti ricevono centinaia di comunicati stampa al giorno e non hanno tempo di leggerli tutti.

Quindi bisognerà riuscire a catturare subito la loro attenzione per raggiungere il nostro scopo.

 

Nel caso in cui Marco dovesse aver stampato dei dischi, poi, ci sarà la fase di invio del disco fisico (e credetemi, ancora oggi la maggior parte dei giornalisti preferisce ricevere una copia del disco, piuttosto che il formato digitale o un link a Spotify).

Quindi ci sarà un’accurata selezione delle testate e, in particolare, dei giornalisti a cui inviare il disco.Ci sarà la stampa del comunicato e delle parti salienti del presskit, l’assemblamento di ogni busta e poi, finalmente, la spedizione! (Questa è una delle cose che toglie più tempo in assoluto!)

Ma il lavoro dell’ufficio stampa non finisce qui, anzi! 

 

Dopo l’invio del comunicato stampa e del presskit, inizia la parte più difficile. 

 

Che altro succede, Roberta?

 

L’Ufficio Stampa si trasforma nello stalker numero uno di ogni singolo giornalista.

Diventa il suo tormento quotidiano, il suo incubo, la chiamata persa sempre presente sullo schermo dello smartphone!

Chiedi pure ad un giornalista musicale se mento  

E sai perché deve fare questo?

Ora magari dirò qualcosa di scontato, di ovvio, o che forse potrebbe infastidirti ma è giusto che te ne parli.

Perché, quando l’artista non si chiama Vasco, Ligabue, Tommaso Paradiso, Jovanotti e via discorrendo, all’ufficio stampa non basterà inviare un comunicato stampa confezionato alla perfezione perché “Marco” sarà uno tra mille artisti del tutto sconosciuti sui quali i giornalisti riceveranno e-mail.

Ti faccio un esempio.

 

Quando ricevi tremila e-mail di offerte nella casella di posta, al tuo occhio sembrano tutte uguali. Non leggi neanche più l’oggetto dell’offerta (a meno che quell’offerta tu non la stia cercando).

Bene. La stessa identica cosa succede ai giornalisti.

 

Il compito dell’ufficio stampa è quello di mettere in evidenza quella specifica e-mail e farla diventare una futura notizia o intervista o recensione.

E come avviene questo, Roberta?

 

ATTRAVERSO IL RECALL.

Chiamate su chiamate, e-mail su e-mail per far sì che, prima di tutto, la famosa mail sia letta, che il disco sia ascoltato e, se gradito, recensito, o che l’artista sia intervistato.

Ovvio che, per fare tutto questo, ci vogliono anni di esperienza e sopratutto centinaia di contatti raccolti e coltivati.

 

Perché l’Ufficio Stampa non parla con i giornali ma parla con i giornalisti.

 

Parla con persone che col tempo imparano a conoscerlo e apprezzarlo come professionista (o realtà, se parliamo magari di un’agenzia e non di un freelance) e che, magari, avranno un occhio di riguardo per questo o quell’altro ufficio stampa perché ne conosceranno già la professionalità e le qualità.

 

Ora capisci perché il lavoro dell’ufficio stampa è così lungo, perchè c’è bisogno di mesi di lavoro prima di vedere risultati concreti?

 

Potrei continuare a parlare a lungo del mio lavoro ma mi fermo qui sperando di averti spiegato un po’ meglio in cosa consiste e cosa fa l’ufficio stampa.

 

Ah dimenticavo!

Ricorda: 

l’Ufficio Stampa NON PUBBLICA NOTIZIE ma fa in modo che le notizie vengano pubblicate.

 

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